什么时候该保留什么时候该扔掉重要文件

成堆的纸张是一种痛苦,而管理一个家庭档案系统可能是一种拖累。然而,你确实需要保留一些文件,因为你不知道什么时候会需要它们。

你需要把你的税单、收据、银行对账单和其他重要文件保留多长时间?每种类型的文件都是不同的,所以在你打开碎纸机之前,要把你所有的文件保留足够长的时间,即使你认为你已经用完了它们。

维护一个可行的家庭档案系统

创建一个可行的家庭归档系统的关键之一是开始减少你收到的纸张数量。这可以真正减少你必须粉碎或归档的纸张数量。这意味着摆脱垃圾邮件,注册电子账单,不接受传单、你永远不会使用的优惠券、你永远不会阅读的目录或其他你觉得需要保留的小东西,但你知道你真的不需要。

如果你让这个预分类阶段失去控制,你可能真的开始与纸张杂乱作斗争。它甚至可以达到你觉得你可能在囤积它的地步。在这种情况下,向专业人员求助是非常有帮助的,他们可以指导你完成整理过程。

第二步是要确保你有一个良好的邮件管理系统。当邮件进来时,你处理得越有效,你就越不需要经常做大段的归档、粉碎和回收。

建立一个电子系统

通过建立一个电子档案系统来摆脱你的纸张归档,将为你节省空间,并摆脱纸张的杂乱。电子档案系统有很大的意义,因为它比以前更容易。

要开始,你需要一台扫描仪和一个储存文件的地方:电脑上的文件夹系统和云端的备份,以及一个外部硬盘驱动器。你在家里和外面的备份越多,你就越能准备好抛弃一堆文件,而不用担心丢失重要的东西。

为不同类型的文件建立一般的文件夹(如家庭、税务、汽车、出生证明等),你不需要太精确地存储文件,因为电子档案系统是可搜索的。

然后,扫描每一份文件,并根据内容将其存放在一个文件夹中。给每个文件一个独特的文件名来描述它,这样就可以通过电脑的搜索功能快速找到它。另外,在文件名的末尾加上日期可以帮助你区分不同时期的同一类型的文件。例如,不要把你的水电费账单称为utilitystatement.pdf,而要把它命名为utilitystatement-Feb2019.pdf。

也有一些应用程序可以帮助你快速记录和存储各种文件。许多人可以通过你的智能手机或平板电脑进行管理,所以当你不在家里的电脑附近时,你可以摆脱文书工作(尤其是收据)。

保存副本

对于你最重要的文件,专家建议保留多个副本。这可能意味着在你的云存储中保留一份副本,在硬盘中保留另一份。这也可能意味着在你的电子档案中保留一份副本,在防火保险箱中保留一份硬拷贝。

要永远保存的文件

有一些文件应该被永久保存。这些是最重要的,你在未来任何时候都可能因为各种原因需要它们。确保它们被保存在一个安全的地方,而且副本是安全的,这将在需要它们的时候为你节省很多时间。

  • 学术记录。
  • 文凭、成绩单和任何可能在未来申请工作时使用的作品集。收养文件
  • 洗礼证书
  • 出生证明
  • 死亡证明。可能需要用于税收目的
  • 驾驶执照
  • 就业记录。任何条款、协议、纪律文件和业绩审查。
  • 结婚证书
  • 医疗记录
  • 军事记录
  • 退休和养老金记录
  • 社会保障卡

在一定时期内需要保存的文件

想象一下,你的办公桌上堆满了一辈子的银行对账单和账单。即使只有十年,这堆东西也可能大得离谱。有许多类型的文件,主要是财务文件,你应该保留一段时间,但不需要永远保存。你可能需要每月或每周参考它们一段时间,然后它们就会变成另一张躺着的纸,造成混乱。

棘手的部分是知道你什么时候可以摆脱这些类型的记录。没有什么好的答案,但根据它是什么,有推荐的准则。

  • 信用卡账单。
  • 保留信用卡账单60天,除非它们包括与税收有关的费用。在这种情况下,你应该把它们保留3年。银行对账单。一个月。
  • 账单。与税收或担保有关的东西保留一年;所有其他账单在支付后应立即撕掉。
  • 工资单和工资单。一年,或者直到你收到该纳税年度的W-2报表为止。
  • 投资记录。在你关闭账户或出售证券后的七年内。
  • 税务文件。七年,包括你的申报和所有附带的文件,如W-2和收据。
  • 销售收据。对于电器和电子产品等重大采购,要在保修期内保留。对于诸如杂货和衣服等,只保留收据,直到你知道不需要它来退货。
  • 租约。保存到你搬出并从房东那里收到押金为止。
  • 房屋装修收据。保留到房屋出售为止。
  • 车辆记录。保留到船只、汽车或摩托车出售为止。

如何删除文件

撕碎文件是保护自己免受身份盗窃的主要方法。一般来说,有一些文件是绝对应该粉碎的。这包括任何有账户号码、出生日期、婚前姓名、密码和PIN码、签名和社会安全号码的文件。

如果文件仍然是 “有效的”–你需要保留它们作为参考–请将它们按主题放在你的家庭档案系统中。只有在它们不再使用时才会被撕碎。

哪些文件需要撕毁?

当你用完这些文件,不再需要它们时,可以随意撕碎它们。

  • ATM收据银行账单
  • 出生证明副本
  • 取消的和作废的支票
  • 信用卡账单
  • 信用报告
  • 驾驶执照(过期)。
  • 有任何识别信息的就业文件
  • 过期的护照和签证
  • 投资账户号码
  • 法律文件
  • 投资、股票和财产交易
  • 有签名的物品(租约、合同、信件等)。
  • 行李标签
  • 医疗和牙科记录
  • 有社会安全号码的文件
  • 密码或PIN码
  • 工资存根
  • 预先批准的信用卡申请
  • 带有支票账户号码、信用卡号码或任何其他识别信息的收据
  • 带有识别信息的成绩单
  • 旅行日程表
  • 使用过的飞机票
  • 公用事业账单(电话、煤气、电、水、有线电视、互联网等)。

其他的东西,比如说纸张,你可以直接回收。请确保建立一个灵活的归档系统,这样你就可以保持这些文件的完整性。养成定期翻阅存储文件的习惯也是一个好主意。试着在支付账单、报税或处理类似的经常性任务时这样做,这样你就不会忘记和你的文书工作失去控制了。

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